Die sinnvolle Nutzung eines Maklerverwaltungsprogramms

Interview mit Jens Matschke, Geschäftsführer und Softwarestratege der Firma Novosys EDV GmbH aus Gütersloh.

VSP: Herr Matschke, der U-Makler unterstützt Arbeitsabläufe in vielfacher Hinsicht. Wie genau funktioniert das in der täglichen Arbeit?
Jens Matschke: Zuerst einmal ist es wichtig zu sagen, dass der U-Makler einer kontinuierlichen Weiterentwicklung unterliegt, da sich der Versicherungsmarkt permanent verändert. Nur dadurch ist sichergestellt, dass Anwender auch einen maximalen Nutzen aus dem U-Makler ziehen können.
Eine dieser Weiterentwicklungen der letzten Jahre ist die im U-Makler vollintegrierte Dokumentenarchivierung, bei der sämtliche täglich anfallenden Dokumente (eingehende Post, E-Mails, Faxe, …) schnell und vor allem sicher archiviert werden können. Dabei muss der Anwender keine besonderen PC-Kenntnisse besitzen. Der U-Makler „spricht“ direkt den Scanner an, um z. B. die eingehende Tagespost zu digitalisieren und in der Datenbank abzulegen. Anschließend kann der Anwender diese bearbeiten und direkt einem Kunden, Vertrag oder Schaden zuordnen, ohne dass eine komplizierte Indizierung bzw. Verschlagwortung nötig ist. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis im Vergleich zu externen Lösungen. Des Weiteren hat der Anwender dank dem Dokumentenarchiv direkt alle wichtigen Unterlagen parat. Ruft ein Kunde an, muss er nicht erst loslaufen und einen Aktenordner suchen, sondern hat direkt auf dem Bildschirm alles im Überblick – Anträge, Policen, aktuelle Rentenbescheide, Schadenunterlagen, einfach alles.
Aber auch eher lästige Verwaltungsaufgaben sind im U-Makler anwenderfreundlich realisiert. Meldet ein Kunde aufgrund eines Umzugs dem Makler seine neue Anschrift, so braucht diese nur eingegeben zu werden und der U-Makler erstellt sofort Änderungsmitteilungen - an die betreffenden Gesellschaften adressiert - die dann direkt per E-Mail oder Fax versendet werden können.

VSP: Unterstützt der U-Makler aber auch beim Produzieren von Neugeschäft?
Jens Matschke: Ja, in vielerlei Hinsicht. Zum einen sei dabei der sehr flexible Abfrage-Assistent erwähnt, mit dem Anwender mühelos ihren Bestand selektieren können. Abfragen, wie z. B. „Kunden ohne Haftpflichtvers.“, „Kunden nicht älter als 25 Jahre ohne Lebensvers.“ oder aber „Firmen einer bestimmten Branche ohne Rechtsschutzvers.“ sind problemlos machbar. Jedes im U-Makler eingebbare Feld kann selektiert werden. Die Ergebnisse solcher Abfragen können vielfältig weiterverarbeitet werden. Vom einfachen Drucken einer Liste über einen Export (z. B. nach Excel) bis hin zu einem Serienbrief ist alles machbar.
Zum anderen kann der Makler mit Hilfe der Versicherungsanalyse die bestehende Versicherungssituation des Kunden analysieren und Empfehlungen aussprechen bzw. Vorschläge unterbreiten. Die Versicherungsanalyse wird für die gewünschten Verträge durchgeführt und anschließend in einem ansprechenden Layout gedruckt, so dass der Makler diese zusammen mit dem Kunden besprechen und ihm diese anschließend überlassen kann. Hierfür gibt es auch Referenzen einiger Anwender, die damit erfolgreich Kunden beraten.
Als weiteren Punkt möchte ich hier die E-Mail Rundsendungen anführen. Damit ist der Anwender in der Lage, z. B. Newsletter oder auch Angebote an Kunden bzw. Interessenten zu versenden. Auch dies ist mit dem U-Makler möglich.

VSP: Wie sieht es aber mit hauptsächlich im Außendienst tätigen Maklern aus?
Jens Matschke: Daran haben wir natürlich auch gedacht. Makler oder aber einzelne Mitarbeiter, die hauptsächlich im Außendienst tätig sind, können den U-Makler mobil einsetzen. Eine spezielle Notebook-Variante ermöglicht dem Außendienstler den Zugriff auf sämtliche benötigten Daten. So hat er Zugriff auf seine Kunden und Verträge und alle damit verbundenen Daten. Ganz wichtig sei hierbei zu erwähnen, dass er unterwegs auch Zugriff auf das Dokumentenarchiv hat. Dies macht es in der Praxis möglich ohne dicke Aktenordner zum Kunden zu fahren.
Natürlich können unterwegs auch Änderungen an den Daten vorgenommen werden. Diese werden beim nächsten Mal, wenn er wieder im Büro ist, mit dem Hauptdatenbestand synchronisiert.

VSP: Wie sehen Ihre weiteren Planungen aus? An welchen Projekten arbeiten Sie zurzeit?
Jens Matschke: Aktuell arbeiten wir an einer weiteren Mobil-Lösung – der U-Makler auf einem Pad bzw. Tablet PC. Pads werden aufgrund ihrer Größe und des geringen Gewichts immer beliebter und haben zudem den Vorteil, dass sie ohne Aufklappen, wie das bei einem Notebook nötig ist, funktionieren. Bei unserer Entwicklung steht die Bedienerfreundlichkeit an erster Stelle, denn Pads werden mit den Fingern, nicht mit Tastatur und Maus bedient. Gerade deshalb ist es wichtig, dass Programmpunkte zielsicher und problemlos erreicht werden können. Nur so bringt eine solche Lösung wirklichen Nutzen für den Anwender.

VSP: Wann wird diese Pad-Lösung verfügbar sein?
Jens Matschke: Geplant ist eine Veröffentlichung im 2. Quartal 2011, also ca. April - Juni.

Über die Firma „Novosys EDV GmbH“:
Die Firma Novosys EDV GmbH befindet sich bereits seit 1988 am Markt und entwickelt und vertreibt seither das Maklerverwaltungsprogramm U-Makler.
Neue Anwender, die bereits mit einem anderen System gearbeitet haben, können ihre Daten per Datenübernahme in den U-Makler überspielen. Dafür unterbreitet Ihnen die Firma gerne ein kostengünstiges Angebot auf Festpreis-Basis.
Ganz besonders stolz ist die Firma laut eigenen Angaben auf den Support. So erhalten Kunden mit einem gültigen Software-Pflegevertrag Unterstützung (telefonisch und per E-Mail) direkt von den Entwicklern und nicht, wie das vielfach üblich ist, von geschulten Supportmitarbeitern oder Call-Centern.

Weitere Informationen zum U-Makler finden Sie unter: www.u-makler.de

Herrn Matschke können Sie über Jens.Matschke@novosys.de sowie unter der Telefon-Nr. 0 52 41 / 120 86 bei weiteren Fragen auch direkt kontaktieren.